ECOFY

A restrição tripla e uma comunicação efetiva

Quais os principais conceitos da chamada Tripla Restrição? Do que se trata essa estrutura tão utilizada na gestão de projetos e que tem como intuito avaliar com critério as variáveis para uma boa comunicação e entrega de soluções?

Com a demanda crescente por criação de tecnologias para solucionar problemas, otimizar e automatizar processos, empresas e organizações estão se aprofundando cada vez mais no planejamento e execução dos projetos, com participação ativa no desenvolvimento e suas entregas.

Áreas como engenharia de software, design e infraestrutura, que até pouco tempo eram lembradas apenas em momentos de resolução de “bugs” ou problemas técnicos, hoje são reconhecidas como stakeholders de extrema importância em cada passo do empreendimento, desde a concepção das ideias até sua conclusão.

Isso porque, como toda inovação, este tipo de projeto demanda diversas especialidades técnicas, normalmente em times multi-disciplinares e envolvem uma grande quantidade de incertezas, o que implica principalmente em problemas de comunicação, frequentemente relacionados às demandas de escopo, tempo e custos.

Como aponta a pesquisa PMSURVEY.ORG, realizada em 2014, com 400 organizações em seções regionais do PMI na Argentina, Brasil, Chile, EUA, França e Uruguai, a comunicação é um dos principais problemas quando o assunto é projetos de tecnologia.

De acordo com o PMBOK® (PMI, 2013, p.290):

“O planejamento das comunicações do projeto é importante para alcançar o êxito final de qualquer projeto. O planejamento inadequado das comunicações pode causar problemas, tais como o atraso na entrega de mensagens, a comunicação de informações para o público incorreto ou a comunicação insuficiente para as partes interessadas e a má interpretação das mensagens comunicadas”.

Para resolver esta questão, é necessário analisar com critério as principais variáveis do projeto para alcançar seu equilíbrio, utilizando ferramentas que contribuam para melhorar não só a qualidade da comunicação, como também a qualidade das entregas.

Uma ferramenta interessante a ser utilizada para se ter sucesso no gerenciamento de projetos é a análise da Restrição Tripla.

O CONCEITO DE PROJETO

A IPMA – International Project Management Association - define projeto como uma operação com restrições de custos e prazos, caracterizada por um conjunto definido de entregas (o escopo que cumpre os objetivos do projeto), com base em normas e requisitos de qualidade (IPMA BRASIL 2012). 

"Um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único"
São com estas palavras que o conceito “projeto” é definido no PMBOK® (Project Management Body Of Knowledge), guia de boas práticas publicado pelo PMI e que apresenta um conjunto de conhecimentos sobre gerenciamento de projetos elaborado por profissionais da área. Este guia descreve de maneira clara e organizada as áreas de conhecimento envolvidas, as técnicas, as ferramentas e os processos para cada etapa de um projeto.
Segundo a ISO 10006 (Guideline Quality in Project Management), projeto também pode ser descrito como
“um processo único, consistente, com um conjunto ordenado e controlado de atividades conduzidas para atingir um objetivo com requisitos especificados, incluindo restrições de tempo, custo e recursos”

Desta forma, podemos afirmar que um projeto possui início e fim com etapas muito bem determinadas, sendo uma ação temporária e com objetivo e entregas definidas, diferente de um processo que são atividades permanentes no qual as ações são analisadas diariamente, buscando uma melhoria contínua na forma como o trabalho é executado.

E a Restrição Tripla, o que é?

O PMI define a Tripla Restrição como

“uma estrutura para avaliar demandas que competem entre si”

As três principais variáveis que formam a tripla restrição são: ESCOPO, TEMPO E CUSTOS. A partir da 4ª edição do PMBOK® foram incorporadas mais 3 restrições na estrutura. São elas: QUALIDADE, RECURSOS E RISCO.

Para esclarecer de forma mais sucinta esta estrutura, é indispensável se aprofundar um pouco mais nos conceitos destas 6 variáveis. Vamos a elas:


ESCOPO

Segundo o PMBOK®, escopo é “o trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com os recursos e funções especificados”.

O gerenciamento de escopo de um projeto é a segunda das 10 áreas de conhecimento do Guia PMBOK® e é possível que seja uma das mais importantes, pois inclui todos os processos que são essenciais para a realização e o sucesso de um projeto. Através dele também é possível estruturar critérios analíticos para estabelecer se o projeto foi executado da forma planejada.


TEMPO (PRAZO)

O gerenciamento de tempo é definido no Guia PMBOK® como sendo “os processos necessários para realizar o término do projeto no prazo estimado”.
Nesta fase, o gestor tem como principal propósito avaliar os recursos e duração, além de definir o cronograma do projeto através da organização das atividades, estipulando suas prioridades.

Os processos do gerenciamento do tempo são:

- Plano de gerenciamento do cronograma;
- Definir as atividades;
- Sequenciar as atividades;
- Estimar os recursos;
- Estimar a duração;
- Desenvolver o cronograma;
- Controlar o cronograma.

Quanto maior for o tempo gasto com planejamento em todas as fases do ciclo de vida do projeto, maiores as chances de sucesso do mesmo. (Cleland, 1999).

Em 2001, o Standish Group, Instituição norte-americana que trabalha com pesquisas e projetos na área de software, divulgou um relatório de uma extensa pesquisa sobre resultados de projetos, feita em nível global e os dados são preocupantes. O título do relatório é The extreme chaos repport (O relatório do caos extremo), no qual indica o seguinte:

em média, os projetos estouram o prazo original em 222%;
somente 28% dos projetos terminam no prazo e no orçamento;
em média, os projetos estouram o orçamento original em 188%;
em 23% dos projetos, o desastre é tão grande que o projeto é cancelado.

É visível que gerenciar todas as dimensões de um projeto não é tarefa fácil e necessita de uma visão focada e ações extremamente estratégicas para equilibrar e controlar todos os fatores relacionados.

CUSTOS

O gerenciamento dos custos do projeto inclui os processos envolvidos em estimativas, orçamentos e controle dos custos, de modo que o projeto possa ser terminado dentro do orçamento aprovado. (PMI, 2017).

Esta é uma das áreas em que mais exige atenção dos gestores de projetos, já que o principal objetivo é fornecer uma estimativa preliminar do custo total do projeto a partir do seu início. Desta forma, é presumível que o projeto tenha todo o recurso financeiro necessário para a sua realização.


QUALIDADE

O gerenciamento da qualidade de um projeto inclui os processos para incorporação da política de qualidade da organização com relação ao planejamento, gerenciamento e controle dos requisitos de qualidade do projeto e do produto para atender os objetivos das partes interessadas (PMI, 2017). 

Para o ISO 9000 - grupo de norma técnicas e que possui como objetivo a otimização de processos, além de criar um sistema de gestão de qualidade para garantir a melhoria contínua de um produto, serviço, desenvolvimento ou instalação - o conceito de qualidade significa:

"O grau em que um conjunto de características inerentes atende aos requisitos".

Ainda de acordo com a ISO 9000, a qualidade é "determinada pela capacidade de satisfazer os clientes e pelo impacto pretendido e não pretendido nas partes interessadas pertinentes".

Ou seja: um produto ou serviço de qualidade é aquele desenvolvido de acordo com suas especificações, requisitos e a adequação ao uso e podemos afirmar que a qualidade está diretamente ligada à satisfação e ao cumprimento das necessidades do cliente.


RECURSOS
Mais uma vez é necessário citarmos o conceito de recursos baseados no Guia PMBOK® :

"O gerenciamento de recursos do projeto inclui os processos para identificar, adquirir e gerenciar os recursos necessários para a conclusão bem-sucedida do projeto".

O foco maior desta etapa de gerenciamento é ser eficiente com os recursos disponíveis, não apenas quando falamos de recursos humanos, como também os recursos físicos, como materiais e toda a infraestrutura fundamental para executar o projeto.

Esta etapa possui alguns processos necessários para a efetividade do projeto que são:
- Planejar o gerenciamento dos recursos
- Estimar os recursos necessários para a execução do projeto
- Adquirir recursos
- Desenvolver a equipe
- Gerenciar a equipe
- Controlar os recursos disponíveis conforme o que foi planejado

É a partir da execução destes processos que será possível chegar a um resultado satisfatório de entrega, sem desperdício dos recursos captados, evitando assim prejuízos.

RISCOS

Segundo o Guia PMBOK®, o gerenciamento dos riscos do projeto inclui os processos de condução do planejamento, identificação, análise, planejamento de respostas, implementação das respostas e monitoramento dos riscos em um projeto. Com certas ferramentas como, por exemplo, opiniões especializadas, análise de dados, auditorias  e reuniões é possível criar um plano de gerenciamento de riscos bem estruturado, desde que se siga atentamente a todos os processos necessários para manter o controle e monitoramento de todos os riscos que possam ser identificados ao longo do projeto.

Planejar, identificar, realizar análises quantitativas e qualitativas dos riscos, desenvolver e implementar as ações para maximizar as oportunidades e minimizar os impactos negativos destes riscos no projeto fazem parte de um bom gerenciamento de riscos, porém é extremamente necessário que seja feito um acompanhamento contínuo para evitar novos riscos no decorrer do projeto.
E na prática?

Na prática, não é bem assim. Não é raro presenciar projetos em que a importância deste equilíbrio não seja levada com a devida seriedade, onde variáveis como tempo e custo desequilibram o todo, ocasionando problemas de qualidade, gerando recursos por retrabalho e aumentando assim os riscos envolvidos na entrega.

Isso é tão real que existe uma brincadeira comum dentro do ambiente de desenvolvimento de projetos, que mostra de forma coloquial, na sabedoria popular, o que a Tripla Restrição representa:

Você tem 3 variáveis: Escopo, preço e prazo. Se desequilibrar uma das variáveis, impactará as demais. Por exemplo: se optar por baixo custo, ou terá um escopo mais enxuto ou a entrega demorará mais. Se optar por um prazo mais curto que o ideal, da mesma forma terá um escopo reduzido ou um custo maior. Agora se optar por um escopo com todas as prioridades atendidas, terá de equilibrar as demais variáveis para que o projeto seja entregue com toda a qualidade esperada.

Resumindo, não existe almoço grátis. Se você não paga, alguém pagará.

O ideal é sempre buscar o equilíbrio entre todas estas variáveis e saber utilizar ferramentas técnicas adequadas para cada fase. E será desta forma que o gestor encontrará as melhores alternativas para alcançar os objetivos planejados dentro de um projeto.

E claro, uma boa pitada de bom senso nunca é demais.

Referências

PMSURVEY.ORG 2014 Edition. Project Management Institute. Acessível em: http://beware.com.br/arquivos/Report2014-PMSURVEY.pdf

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.

PMI. A Guide to the Project Management Body of Knowledge. 5° Edição, 2013. PRESSMAN, Roger S.
Iciara Soares | ECOFY

Iciara Soares

Gestora Ambiental e de projetos de tecnologia